How to Take Smart Notes

TL;DR

Boka er en introduksjon til Zettelkasten-metodikken, oppfunnet og brukt av Niklas Luhman. Den er i utgangspunktet skrevet for studenter og personer involvert i akademia, men er skrevet på et vennlig, ikke-faglig språk og vil være interessant for personer utenfor disse kretsene også.

Boka er å anbefale til de som ønsker å huske og ta i bruk mer av den vanvittige mengden informasjonen man konsumerer hver dag.

Erfaringsmessig brukes sakprosa som underholdning (Se Inspieresting) og blir ikke prosessert eller reflektert rundt som igjen fører til at det ikke blir brukt i arbeidet eller hobbyene dine. Lovnaden er at ved å bruke Zettelkasten vil man ha en samtalepartner (Se Notat-hager er en samtalepartner) med sitt forrige jeg. Et sted hvor man kan jobbe med, og dra nytte av, ideene man kommer over.
Mange av konseptene overlapper de man finner i Second Brain bevegelsen.

Lengre sammendrag

Hva er Zettelkasten

"Zettelkasten" er et tysk ord og kan oversettes til "notat-boks". Det er en metodikk og system utviklet av Niklas Luhman, en tysk sosiolog, kjent for å være uhyre produktiv. Han kan skilte med å ha skrevet hele 70 bøker og 400 akademiske artikler. Han påsto selv at grunnen til denne produktiviteten var "Zettelkasten"-systemet.
Originalt var dette fysiske kabinetter/bokser med notat-kort med en størrelse på A6. Hvert av disse kortene beskrev én idé. De var Atomiske Notater som skulle fange Luhmans tanker kort og konsist. De skulle være skrevet ved å bruke egne ord, og ikke inneholde direkte siteringer fra kilder. Han hadde deriomt en sekundær "notat-boks" for dette: en bibliografisk boks hvor han tok vare på referanser og konsise notater om litteratur han hadde lest. Disse inneholdt typisk kildeinformajson på den ene siden, og et kort notat om innholdet på den andre siden.

Sekundær-boksen ble brukt som et sted hvor ideene hans for primær-notatboksen ofte startet. Primærboksen var stedet der han samlet og kokte sammen ideene sine. Her brukte han sine litteraturnotater for å gjøre seg tanker for hvordan disse ideene hang sammen med hans egne tanker. Deretter skrev han dette ned på et notat-kort som han deretter la i primærboksen sin.

I seg selv er ikke det å ta notater slik veldig revolusjonerende. Men det Luhman gjorde annerledes var dette:
Istedenfor å sortere basert på kategori ga han dem et "meningsløst" nummer knyttet til notatet. Disse notatene hadde ingen betydning foruten å unikt identifisere hvert notat. Dersom et nytt notat var en direkte fortsettelse av, kommentar til eller korreksjon av et eksisterende notat ble det fysisk lagt rett bak dette notatet. Dersom dette eksisterende notatet hadde nummeret 20 så ville neste notat være nummer 21. Dersom notat 21 allerede eksisterte ville det nye hete 20a. Ved å bruke et slikt system kunne han greine ut så mange digresjoner og tanker han ønsket. Sånnsett var det et analogt Integrated Thinking Environment.

Hvorfor skal man bruke det

Boken starter med å vise til en rekke argumenter for hvorfor man skal ta i bruk denne teknikken.

Boka viser til det at Viljestyrke er en meget begrenset ressurs, og at man ikke kan forbedre den noe nevneverdig. Man klarer ikke å få gjort noe arbeid dersom man kun baserer seg på viljestyrke for å gjennomføre. Man må strukturere miljøet rundt seg til å gjøre det lett å gjøre de tingene man ideelt sett vil gjøre (Dette er også et sentralt tema i boka Atomic Habits). En notatboks er en slik struktur, som hjelper oss til å fange kunnskap og ideer vi har, istedenfor å lese "Inspieresting" artikler og sakprosa uten å kunne ta det i bruk foruten som underholdning.

Det kjente David Allen sitatet "Hjernen er til for å ha ideer, ikke holde dem" fanger også en av hovedmotivasjonene for å lage seg en notatboks. Å skrive ned ideer i et system man stoler på, hvor de kan vokse over tid i en Notat-hage. Boksen vil bli en samtalepartner med fortids-deg, hvor du kan gjenbesøke ideer, gjøre dem skarpere, utvikle dem og greine ut i nye. Vi trenger en enkel, ekstern stuktur hvor vi kan tenke som kompenserer for vår hjernes begrensninger. Sinnet vårt er avhengig av et eksternt stillas. Notatboksen er dette eksterne stillaset.

Den kan også brukes som et sted å finne ideer for foredrag, artikler, innspill i arbeid eller annet man ønsker å lage. Istedenfor å måtte brainstorme på tom hjerne, har man et hav av allerede velutviklede ideer å ta fra.

Hvem skal ta det i bruk

Det er lett å tenke at dette kun er nyttig for de som produserer tekstlig innhold og jobber med å skrive på profesjonell basis. I boka argumenteres det på at dette ikke er tilfellet.
Ved å alltid skrive ned ting (med egne ord) er man nødt til å forstå det man har lest. Man havner ofte i fella hvor man tror man lærer noe, men man har bare forstått ordene man leser uten å forstå konseptet som ligger bak.
I tillegg, ved å bli tvunget til å ta et standpunkt om hva man ønsker å skrive ned eller ikke, blir man mer aktivt engasjert i teksten og utvikler etterhvert en sans om hva som er relevant og irrelevant informasjon.
Man klarer å se hvilke argumentasjoner som er gode og dårlige, fordi man er nødt til å selv skrive ned ideen og kople den til allerede eksisterende kunnskap i notat-boksen. Å skrive ned ting er en ferdighet som er nyttig for alle som er interessert i å skjerpe lesingen, tenkningen og ideene sine.

I tillegg får man superkraften det er å ikke måtte starte fra scratch om man ønsker å lage noe. Man har allerede gjort seg opp en haug med tanker om forskjellige temaer man syntes er interessante. Man har testet ut flere ulike temaer, ideer og tanker og vet hva som fenger en. (Ikke ulikt det faktum at Man vet ikke hva man vil jobbe med før man har jobbet med det).
Man tyr ofte til "brainstorming" for å starte et nytt prosjekt. Dette er en elendig måte å starte på. Hjernen klarer ikke å bare dra ting fra løse luften. Den drives av assosiasjoner og linker mellom allerede eksisterende ideer. Ideer genereres av diskusjoner, høre på andre og lese det andre har skrevet. Start fra overflod, ikke fra tomhet.
(Det er også nevnt en studie i boka som konkluderte med at jo flere man brainstormer med jo dårligere ideer kommer de med. I tillegg til å begrense seg til en mindre utvalg av emner. Kort sagt Jo flere som er med på Brainstorming, jo verre)

Å skrive ned ting er også eneste måte man kan tenke på: Skriving er ikke produktet av tenking men mediumet man tenker i.

Det er også et kraftfullt verktøy om man ønsker å være mer kreativ. Steve Jobs blir sitert i boka med følgende utsagn:
"Kreatvitet er bare å kople sammen ting. Dersom man spør krative folk hvordan de gjorde noe, føler de seg litt skyldige fordi de gjorde egentlig ikke noe. De bare så noe."
Ved å ha mange notater og ideer om det som interesserer deg er det altså større lettere å komme opp med nye kreative ideer.

I tillegg, ved å ha et fast system, frigir man hjernen til å være kreativ, og ikke måtte ta beslutninger for hvordan et notat skal lagres. Det lagres alltid på samme måte. Organiseringen er allerede satt.

En annen fordel er at man kan alltids jobbe med det man ikke sitter fast på. Luhman nevnte at han aldri tvang seg selv til å gjøre noe som helst og gjorde bare det som han syntes var lett. "Når jeg står fast i noe, så forlater jeg det og gjør noe annet. [Som å] skrive andre bøker eller artikler. Jeg jobber alltid på forskjellige bøker samtidig. Med denne metoden, å jobbe med flere ting samtidig, så opplever jeg aldri mentale blokkeringer".

Hvordan implementeres det

Å ta i bruk en Zettelkasten består veldig kort av 4 steg:

1. Les det du er interessert i.
2. Ta notater om det du leser med referanse til hvor du leste det. (Dette kalles litteraturnotater.)
3. Ta notater om ideer og tanker som popper inn i hodet ditt. (Dette kalles flyktige notater.)
4. Lag ett (eller flere) notat om ideen(e) som du skrev ned i litteraturnotatene eller de flyktige notatene dine og legg det i notat-boksen din. Prøv å knytte det sammen med allerede eksisterende notater ved å linke dem sammen.

Notatboksen kan være analog som den orignale, men det enkleste vil nok være å bruke et digitalt verktøy. Personlig syntes jeg Obsidian fungerer best. Andre alternativer er Notion, Roam Research eller ZKN3.

Måten man holder en viss oversikt på alle disse notatene, som etterhvert kan vokse seg svært (Luhman hadde 90 000 notater i sin boks), er ved å bruke ett indeksnotat hvor man refererer til "inngangsnotater" til en tankerekke eller et emne. Et slikt inngangsnotat kan f.eks. være et notat som kun inneholder linker til notater relatert et spesifikt emne. Det kan sammenlignes med Nick Milo sine Maps of Content. Det er viktig å ikke falle for fristelsen i å organisere alt for mye, da blir det fort en fulltidsjobb, i tillegg til å virke mot sin hensikt, nemlig å finne sammenhenger mellom domener man ellers ikke tenker hører sammen.
Man må stole på at man gjenoppdager og fortsetter å utvikle notatene man faktisk fatter interesse av senere også. Zettelkasten er ikke et arkiv system. Det er et sted for å tenke, og hjelp oss med å finne nye og uventede sammenhenger på tvers av domener og kunnskap.

En mere komplett fremgangsmåte blir også presentert i boka der
forfatteren beskriver hvordan han tar i bruk metodikken for å skrive akademiske aritkler:

1. Ta flyktige notater. Dette er notater hvor man skriver ned hva enn som dukker opp i hodet. Man skal ikke bry seg med hvordan man skriver det, eller hvor man skriver det ned. De skal fungere som påminnelser på det som allerede er i hodet ditt. Gjør det i en notatbok, post-it lapp, eller på mobilen.
2. Ta litteratur-notater. Når man leser noe skal man ta notater om innholdet. Det man ikke vil glemme, eller noe man vil bruke i sin egen tenkning og skriving. Hold det kort, vær ekstrem selektiv (det er fort gjort å ta vare på alt for mye fordi man tror man vil trenge det, som fører til at man aldri gjør noe med det senere fordi det er overveldende) og bruk dine egne ord. Husk at Bokhighlights bør bare være det som skiller seg ut for deg. Alt annet vet man allerede.
3. Ta permanente notater. Dette er notatene som skal i notatboksen din. Gå gjennom litteratur- og de flyktige notatene du har tatt ila. dagen og skriv ned hvordan de er relevant til det du selv jobber med eller er opptatt av. Skriv ett notat per idé, og skriv som om du skriver til noen andre slik at du enkelt kan besøke notatet og forstå hva du tenkte på et vilkårlig tidspunkt i fremtiden. Bruk hele setninger, vis til kildene og vær så kort og konsis som mulig. De flyktige notatene som viste seg å ikke være interessante likevel kastes, slettes eller arkiveres. Litteratur-notatene legges i referanse systemet ditt.
4. Legg notatet i notatboksen din. Lag linker til relaterte notater. Sørg for at du kan finne det senere ved å linke til det fra et indeks-notat, eller ved å linke det til et notat som du bruker som et inngangs-notat og som allerede ligger i indeks-notatet.
5. Utvikle ideene, spørsmålene og prosjektene nedenfra og opp. De vil dukke opp som store linjer etterhvert som man bruker tid på notatene man har i notatboksen sin. Les mer om det man ønsker å finspisse tenkingen rundt og utvikle notatene i takt med den nye informasjonen du finner. Ta flere notater, utvikle ideer videre og se hvor det tar deg. Følg interessene dine. Følg nysjerrigheten. Ikke det du føler er "mest riktig".
6. Etterhvert, når ideene har utviklet seg en stund kan man starte å skrive. Da skriver man om det man allerede har, ikke om det man forventer å finne i litteraturen.
7. Lag en kladd. Ikke klipp-og-lim. Oversett notatene til noe sammenhendende, hvor du henter argumentasjon og poeng fra notatene dine. Dette gjør at man finner hullene i argumentasjonen man nå helhetlig legger fram.
8. Når man føler at kladden er ferdig og ideen er sammenhengende er alt som gjenstår å redigere og rettskrive teksten.

Stegene ovenfor er presentert slik de ville vært om man skrev én artikkel om gangen. I praksis jobber man med flere enn én ide om gangen. Man jobber med mange, i forskjellige faser, samtidig. Her skinner systemet. Når alt er eksternalisert borte fra hjernen kan man la noe ligge om man går seg lei, og heller komme tilbake til det når det virker interessant igjen. Dette er konseptuelt det veldig likt det Tiago Forte kaller Slow burn.

Verktøykassa

For å sette sammen en Zettlkasten trenger vi totalt 4 verktøy.

1. Noe å skrived med og på (f.eks. penn og papir)
   • Skriv ideer ned når de popper inn i hodet på deg. Det kan være i stikkordsform. Om man senere leser det og ikke syntes ideen er verdt å beholde kan man alltids bare kaste det.
2. Et referanse håndteringssystem (f.eks. Zotero eller Readwise)
   • Dette systemet skal samle referansene (bøker, artikler, podcaster) dine og notatene man tar under lesingen.
3. En "notat-boks"
   • Stedet hvor de permanente notatene lagres og organiseres. Personlig bruker jeg Obsidian med et "Hjem"-notat som inneholder referanser til flere "inngangsnotater" om forskjellige temaer, inspirert av Nick Milos Maps of Content. Alle notatene, foruten Hjem-notatet ligger usortert under én mappe.
4. Et tekstredigeringsverktøy (som regel vil dette være bakt inn i notat-boks programvaren man velger å bruke).
   • Om man bruker et digitalt verktøy som notat-boks vil redigeringsverktøyet som regel være en del av selve programvaren. Men man vil gjerne bruke et program som enkelt lar deg dra nytte av at Skriving er ikke produktet av tenking men mediumet man tenker i ettersom Verktøy former vår tankemåte. Å bruke Word er nok en dårlig idé.

Hva skiller de forskjellige notatene

Dersom man har lyst å prøve dette ut er det viktig å ha et klart mentalt skille mellom de forskjellige type notatene:

1. Flyktige notater. Dette er kun påminnelser om informasjon. De kan bli nedskrevet hvordan du selv ønsker. Stikkordsform, tegning, ett ord, osv. De vil uansett bli kastet etter en dag eller to. (Personlig kan jeg gå en hel måned fra jeg skriver noe ned til jeg tar stilling til det. Dette fører til at mange notater blir kastet fordi de ikke gir mening eller er relevante lenger. Det kan fungere som en måte å sile vekk alle de notatene som egentlig ikke var så gode eller interessante likevel. Problemet med det er at man fort kan havne i en situasjon hvor alle notater bare forblir flyktige. Det bygger seg opp en gigantisk mengde notater som blir vanskeligere og tyngre å ta tak i for hver dag som går, og man klarer aldri å gjøre notatene om til noe nyttig.)
2. Permanente notater. Disse blir aldri kastet bort og skal i seg selv inneholde all relevant og nødvendig informasjon om noe slik at det er forståelig uten noen ekstra "kilder". De befinner seg enten i referansessystemet som et litteraturnotat, eller i primær notat-boksen.
3. Prosjekt notater. Disse har også sin plass. Vi har ofte behov for å ta notater om et prosjekt vi er i gang med, som er totalt irrelevant for noe som helst annet når prosjektet er over. Disse kan befinne seg i en egen mappe hvor all informasjon om prosjektet befinner seg. Når man er ferdig kan man arkivere eller kaste det. (Om deler av notatene er Evergreen Notes bør man konvertere disse til permanente notater.)

Om prosjektnotater

Å alltid skrive ting ned, også prosjekt notater, drar nytte av Zeigarnik effekten. Zeigarnik effekten sier at å skrive ned oppgaver fjerner dem fra sinnet. Om man har en oppgave man må gjøre kjørende på repeat i hodet så er den åpenbare løsningen: gjøre oppgaven. Dette vil fjerne den fra sinnet vårt. Men denne luksusen har man ofte ikke. Det viser seg, som Zeigarnik viste i forskningen sin, at å skrive ned noe på en måte som gjør at vi stoler på at det vil bli gjort har akkurat samme effekt. Hjernen vår skiller ikke mellom det å faktisk ferdigstille en oppgave og en som er utsatt til senere ved å skrive et notat. Å skrive ned ting er bokstavelig talt å fjernet det fra sinnet vårt. Dette er også en av hovedprinsippene til Getting Things Done.

Man kan også ta pauser uten å være redd for å miste tråden. Ved å eksternalisere hvor vi er i en prosess og hva som gjenstår kan vi mye kjappere hente oss inn igjen etter en pause. Og vi trenger pauser. Ikke bare for å "hente oss inn" igjen, men for å i det hele tatt lære. Det er i pausene hjernen prosesserer informasjon og flytter det til langtidsminnet slik at kortidsminnet er klart for ny informasjon. Men det må være en Ekte pause, som en gåtur eller en blund. Alt dette hjelper oss å lære nye ting.

Om permanente notater og fullstendighet

Notat-boksen skal ikke være en wiki eller leksikon. Det er et verktøy å tenke med. Man trenger ikke å lage "komplette" notater. Man må ikke lage notater som henger tekstlig sammen på tvers av hverandre. Vi skriver bare dersom det hjelper vår egen tenkning.

Om man bruker notatene senere for å lage noe som skal værte sammenhengende for andre å leses må man selvsagt fylle inn det som mangler. Men dette skjer først når vi faktisk lager en kladd og ser hvilke ting som mangler mellom notatene for at de skal være sammenhengende.

En moderne Zettelkasten

Hvordan ser en implementasjon av Zettelkasten ut i 2022? Det finnes mange ressurser på nettet hvor man kan finne inspirasjon. Mitt oppsett ser idag slik ut:

Flyktige notater

Spontane ideer som dukker opp og som jeg vil ta vare på pleier jeg enten å skrive ned i appen Drafts på iOS, eller i en notatbok som jeg vanligvis går gjennom ca 1 gang i uka der jeg gjør de ideene som fortsatt fenger meg om til et permanent notat. Deretter arkiverer jeg dem slik at jeg kun har notater i innboksen i Drafts som venter på å prosesseres. Det skjer også ofte at ved å se ideen med friske øyne så innser jeg at dette ikke var noe som er verdt å ta vare på, og jeg arkiverer den uten å gjøre noe med den.

Om jeg er på en PC bruker jeg pluginen QuickAdd i Obisidan til å legge inn notater i et "Arbeidsbenk"-notat. Denne koplet sammen med AutoHotKey på Windows, og Advanced URI plugin for Obsidian gjør at jeg kan skrive ned løse tanker i dette notatet ved å bruke en global tastatur-snarvei uansett hva jeg allerede gjør på PCen.

Litteraturnotater

Når det kommer til artikler lagrer jeg de jeg kommer over som virker interessante i Instapaper. Senere leser jeg dem som regel på en iPad eller iPhone hvor jeg higlighter det som fanger meg (noen ganger tar jeg også notater direkte i Instapaper, andre gang lager jeg kun highlights).

Når det kommer til bøker leser jeg som regel sakprosa i Kindle appen på en iPad. Kindle støtter å lage highlights og ta notater underveis, slik som Instapaper.
Om jeg leser en fysisk bok bruker jeg Readwise iOS appen for å highlighte tekst og ta notater, da denne lar deg ta bilde av en bokside, og markere og dra ut tekst digitalt til Readwise biblioteket ditt.

For å fange informasjon fra podcaster bruker jeg iOS appen Airr, som lar deg dra ut det som blir sagt på podcasten som tekst.

For å samle alle hightlightsene mine bruker jeg tjenesten Readwise, som lar deg eksportere highlights fra apper som Kindle, Instapaper og Airr til tjenester som Evernote, Notion og Obsidian.
Ca. 1 gang i uka eksporterer jeg alle highlightsene og notatene mine fra Readwise til markdown notater som jeg legger inn i en Readwise innboks mappe i obsidian. Når jeg føler for det går jeg gjennom dem, og prøver å lage minst ett permanent notat per artikkel.

Permanente notater

De permanente notatene jeg lager starter først i en innboks-mappe i obsidian. Her skriver jeg ned ideen, og refererer til hvor jeg kom over det originalt, dersom det stammer fra en artikkel eller en bok. Jeg prøver også å dra inn andre notater jeg allerede har skrevet som jeg føler relaterer til denne. Til slutt legger jeg den i ett eller flere MOC notat. Dette er det som i Zettelkasten-metodikken blir kalt indeks-notater. MOC er forkortelse for Maps Of Content. Tanken er at disse notatene er notater med linker til ideer som henger sammen på ett vis. F.eks. har jeg MOC-notater om ting som Programutvikling, Produktivitet, Hund, Trening osv. Alle disse MOC-notatene er igjen linket til fra et "Hjem"-notat som grovkategoriserer linker til MOC notater under overskriver som "Helse", "Jobb" og "Teknologi".

Når det permanente notatet er ferdig skrevet (dette kan ta alt fra 1 minutt til 1 måned) så flytter jeg det fra innboksen til en "notatboks" mappe. Denne har ingen mappestruktur, og inneholder bare alle permanente notater og MOCer jeg noensinne har skrevet på samme mappenivå. Dette fordi Mapper er eksklusive av natur, og et notat kan passe under flere forskjellige paraplyer og sammenhenger.
Hjem-notatet mitt ligger utenfor. For å finne frem notater igjen bruker jeg enten søkefunksjonen i Obsidian eller starter fra Hjem-notatet.

Om jeg skriver noe som jeg tenker er til nytte for flere enn meg selv publiserer jeg det i en offentlig notat-hage.

Vær pragmatisk

Om du liker å lære nye ting og ønsker å bruke tid på å utforske ideer grundigere enn å bare lese dem, for så å glemme dem etter en dag eller to, kan Zettelkasten være verdt å prøve. Man trenger ikke å følge alle prinsippene slavisk. Prøv deg fram og plukk ut de delene som fungerer for deg.