Sammendrag fra boka Make Time

TL;DR

Daily highlight

Hver dag skal ha en "daily highlight", eller daglig høydepunkt. Dette skal være den ene tingen man skal få gjennomført idag. Det kan være jobbrelatert, eller personlig. Det kan være viktig pga. eksterne faktorer (som deadline på jobb), eller det kan være viktig for deg personlig å gjøre det (lære seg en ny skala på piano). Denne tiden skal være "hellig" og bør lages som en Fokus-Blokk.

Hvordan velge highlight

1. Haster. Hva er det som haster mest i dag å få gjort?
2. Tilfredshet. Hvilket highlight vil gi deg mest ro og sjelefred når det er gjort?
3. Glede. Når du reflekterer over dagen, hva gir deg mest glede?

Sammendrag

Et motargument mot produktivitets-kulturen

Det er fristende å finne produktivitets hacks som skal gjøre deg enda mer effektiv og la deg gjøre enda mer. Det implisitte målet er å få gjort 8 timers arbeid ila. 5 timer, men i praksis jobber man bare hardere i de 8 timene. Ofte med andre menneskers prioriteringer.

The faster you run on the hamster wheel, the faster it spins.
[..] Being more productive didn’t mean I was doing the most important work; it only meant I was reacting to other people’s priorities faster.

Dette med å slutte å reagere til andres prioriteringer er en av hovedmotivasjonene, hvertfall for meg, til å velge et daglig høydepunkt. Man har satt seg et konkret og gjennomførbart mål. Det gir en følelse av at man faktisk har fått gjort noe, og ikke hoppet rundt og gjort småting her og der.

Det kan være fristende å velge altfor ambisøse høydepunkter hver dag. Dette virker mot sin hensikt. Om man ikke får gjort høydepunktet blir man demotivert og vil ikke klare å fortsette. Forfatterne gir derfor en tommelfingerregel om lengde på et høydepunkt: Velg et høydepunkt som tar mellom 60 og 90 minutter.

Et sterkt argument for å gjøre dette er følgende: Forskning viser at hvordan man opplever dagene sine på ikke er hovedsaklig bestemt av hva som skjer med deg. Opplevelsen av dagen er et produkt av det man gir oppmerksomhet til. (Denne forskningen er oppsummert i boken Rapt av Winnifred Gallagher). Dermed, om man velger seg et høydepunkt som man vil vie oppmerksomhet til vil dette farge opplevelsen av dagen betraktelig. Forhåpentligvis i positiv retning.

Taktikker

For å kunne gjennomføre de daglige høydepunktene trenger man taktikker for å klare å holde seg fokusert, i tillegg til å ha energi nok gjennom dagen. Storparten av boka er en rekke slike tips og triks som man kan mikse og matche slik som man selv ønsker.

Velge høydepunkt

Noe av det første man må ta stilling til er å faktisk velge høydepunktet. Foruten å velge basert på prioriteringen nevnt i starten av dette sammendraget har de en rekke andre teknikker for å velge høydepunkter. En av dem er batching.

Batching

Avogtil har man en rekke små oppgaver som må gjøres. Svare på eposter, slack-meldinger osv. Løsningen kan da være å samle sammen alle de små oppgavene og prosessere dem i én høydepunkt sesjon. Istedenfor å spre det uteover her og der så samler man det opp og får fordelen av at man allerede er i "svar på epost"-modus.
Dette har også fordelen at det er lettere å ikke reagere umiddelbart på innkommende meldinger, da man vet at man kommer til å se på det senere.
Viktig å huske at man ikke vil gjøre dette hver dag. Det er en taktikk man kan bruke en gang i blant for å holde tritt med alle de nødvendige pliktene og oppgavene som invaderer dagene våre.

Bedre todo-lister

Might-Do og The Burner list

Etter å ha lest Getting Things Done av David Allen under tiden jeg skrev master-oppgave fikk jeg en åpenbaring av påstanden om at "hjernen er til for å ha ideer. Ikke holde dem." og at man dermed alltid vil fange alle Open loops. Boken ble skrevet på tidlig 2000-tall. Det var nok mange distraksjoner på den tiden også, men ikke i nærheten av de utfordringene vi står over idag, hvor vi har utviklet det Cal Newport kaller en Hyperaktiv kollektiv bevissthet.
Mitt go-to sted for å fange disse åpne løkkene var å legge det til i en inbox i Todoist. Men denne vokser seg større og større, og inneholder mer og mer greier som ikke er gjennomførbare (eng: actionable).
Det var derfor befriende å lese ordene "We hate to-do lists" i denne boken.
De oppsummerer det slik:

Most to-dos are just reactions to other people’s priorities, not yours. And no matter how many tasks you finish, you’re never done—more to-dos are always waiting to take their place. To-do lists just perpetuate the feeling of “unfinishedness” that dogs modern life.

Man blander sammen det som er vanskelige med viktige oppgaver med enkle. Da er det fort gjort å velge de som er enkle å huke av istedenfor de man faktisk vil komme videre med.
Men todo-listene er et nødvendig onde. Man er nødt til å fange alt man skal gjøre et sted for å gi sinnet rom til å være kreativt. Men denne listen bør ikke være den man forholder seg til dag til dag. Forfatterene foreslår to teknikker for å takle de gigantiske, rotete to-do listene et 2021-menneske må deale med: The Might-Do List og The Burner List.

Might-Do teknikken fungerer slik: Om man har et prosjekt med hundrevis av små todos så setter man seg ned å lager en might-do list med det man kan/vil gjøre idag. Prioriter så basert på hva som haster, eller hva som gir tilfredstilhet og glede. Utifra dette velger man et høydepunkt man skal gjøre idag. Legg det så inn i kalenderen med estimert tidsbruk.
Dette lar deg være intensjonell og fokusert på de oppgavene man faktisk skal gjøre, og faktisk føle at man har kommet seg videre på slutten av dagen.

The Burner List teknikken tar i bruk en kjøkken analogi og fungerer slik: Finn fram et ark. Del det i to ved å tenge en strek gjennom midten. På første siden er "The front burner". Her skriver man ett, og kun ett, prosjekt og understreker det. Under skriver man todos man kan gjøre ila. de neste dagene for å komme videre i prosjektet.
Nedenfor lar man det være blankt, slik at man kan legge til ting som dukker opp underveis.
På andre siden lager man en "back burner". Dette vil være det prosjektet som er prioritert under "Front burner" prosjektet. Oppsettet vil være identisk: Understreket prosjektnavn øverst, etterfulgt av todos.
Man har hovedfokuset sitt på "Front burner" prosjektet, men i ny og ne må man røre rundt i "Back burneren".

Til slutt, nederst på side to, lager man en "kitchen sink" eller kjøkken-kum. Her legger man ymse todos som ikke passer under prosjekt 1 eller 2. Dette kan være for et prosjekt 3, 4 eller bare helt urelaterte og tilfeldige ting som må gjøres.

Her er en illustrasjon fra boka:

Denne listen skal ikke ha plass til alt. Og det er poenget. Forhold deg kun til det viktigste og det du faktisk kan gjøre. Noen ganger vil det være jobb-relaterte prosjekter, andre ganger personlige. Ting og prioriteringer endrer seg, og det er greit.
Listen skal "brennes" gjennom ila. noen dager, før man da lager en ny en med nye prioriteringer. Alle oppgavene behøver ikke å være ferdige. Noen viser seg å bli kastet bort, andre nedprioriteres.

Personlig tror jeg Might-do lister fungerer best om jeg samarbeider med andre om et prosjekt, og burner-listen fungerer best på prosjekter hvor jeg jobber med dem isolert.

Når dette blir skrevet har jeg brukt burner list metoden i ca. en uke, sammen med daglig høydepunkt, og det har definitivt gjor det mindre overveldende å forholde seg til ting som skal gjøres, og faktisk få gjort det man faktisk bryr seg om å få gjort.

Prioritere høydepunktet

For å faktisk finne tid til å gjennomføre høydepunktet foreslår forfatterne en rekke forskjellige teknikker og metoder.

Do Not Schedule blokker

Om man har delt kalender i f.eks. Outlook på arbeidsplassen kan man lage seg en blokk på seksti til nitti minutter hver dag, som er tiden man har satt av til å jobbe med høydepunktet. Dette er "hellig" tid. Dette er tid du er opptatt. Ingen møter, samtaler e.l. skal kunne ta denne plassen med mindre det virkelig, virkelig haster. (Og det gjør det uhyre sjelden.)

Hyper Scheduling

Planlegg dagen din på forhånd ved å lage blokker i kalenderen din for hele dagen. Umiddelbart høres dette irriterende, kjedelig og firkantet ut. Spontanitet og impulsivitet forsvinner. Men saken er at når man ikke har en plan så må man konstant bestemme seg for det neste man skal gjøre. For min egen del fører dette ofte med seg Analysis Paralasys, og jeg blir overveldet av alt jeg kan gjøre, og ender opp med å scrolle Reddit eller YouTubei én time istedenfor.
En planlagt dag gir deg frihet til å fokusere på øyeblikket og aktiviteten man er i. Når skal man sjekke epost? Hvor lang tid bør det ta? Man kan designe svar på dette på forhånd istedenfor å reagere i sanntid. Være proaktiv, ikke reaktiv.
Her kan man bruke en digital kalender, men man kan også ta i bruk en metode foreslått av Cal Newport i Deep Work: Skriv ned timeplanen din på et ark, og omorganiser gjennom dagen etterhvert som ting endrer seg.

Den siste metoden er mer tilgivelig for hvordan hverdager fungerer i praksis.

Tidskrater

Se opp for tidskratere. Dette kan være ting som å se enda en episode av den TV-serien man er hekta på før man legger seg.
Et annet kan være "forventning" om at noe skal skje. Som et møte. Man starter ikke på noe ambisiøst fordi man har et møte om 30 minutter. Dette er spesielt ødeleggende om man har mange møter spredd utover hele dagen, istedenfor i en bolk i starten eller slutten av dagen.

Epost og inbox zero

Epost er et annet typisk tidskrater. Man sjekker det på starten av dagen og blir dratt inn i andres prioriteringer. Sjekk det heller på slutten av dagen. At man er sliten dpå dette tidspunktet er en god ting. Man svarer ikke like lett ja på ting man ikke har tid til, og gir heller korte svar istedenfor å skrive overdrevne noveller. Prøv å lage en egen blokk i kalenderen din for å sjekke epost. Endre tankesettet rundt rydding i innboksen fra å være "så raskt som mulig" til "så sent som man kan komme unna med". Ikke ha inbox zero som et daglig mål, bytt til at det skal være ukentlig.

Evighetsbasseng

Evighetsbasseng er apper og nettsider hvor man alltid har tilgang til nytt, usett innhold. Tenk TikTok, YouTube, Reddit. For å øke friksjonen for å gå inn i slike basseng kan man avinstallere appene, og heller installere dem når man vil bruke dem. Det krever 1 ekstra minutt å installere når man faktisk virkelig vil bruke tid på dem. Men det er akkurat nok til at man kun bruker dem dersom man faktisk virkelig vil, og ikke som en uintensjonell uvane.

Lade opp batteriene

Å ha nok energi gjennom dagen er viktig for å kunne gjennomføre de tingene man faktisk har lyst å gjøre. Man trenger altså taktikker for å ha holde energinivået oppe gjennom dagen.

Lad opp først/Ekte pauser

Om man skal starte å jobbe med et prosjekt, start med å resette hjernen med en Ekte pause.
Dette er pauser som faktisk gir deg energi. Ikke tapper det. En ekte pause kan være: Gå og ta seg et glass vann, en lett treningsøkt, bevege og strekke på seg, gå seg en liten tur (uten hodetelefoner), meditere.
Det kan også være ting som å se deler av en film som de andre i husstanden ser på, lese noen sider i en roman. Rydde kjøkkenet. Se ut av vinduet, snakk med noen ansikt-til-ansikt.
Kort sagt: Aktiviteter som tar hjernen ut av "jobbe"-modus og lader opp det mentale batteriet ditt.
Ting som tapper deg fra energi er ting som å sjekke epost, lese clickbait-artikler, scrolle reddit eller se på en forlokkende, bingebar TV-serie.

Avogtil trenger man også en mega-pause. Om man har jobbet super-hardt og føler at hjernen er helt tappet, kan man stoppe det man gjør og se en hel film. Til forskjell fra en TV-serie er en film relativt kort og endelig. Man rømmer inn i en annen verden og lar hjernen slappe av uten å risikere å falle inn i et tidskrater med energi-tappende distraheringer.

Finne fokus

Når man har satt i gang med høydepunktet sitt er det viktig at man faktisk fokuserer på å gjøre det man skal gjøre, og ikke blir distrahert av alt mulig annet.

Rydd skrivebordet

Man skal til å jobbe med høydepunktet sitt, åpner PCen og der ligger det åpnet et vindu med mail, et slack-space med flere uleste meldinger, 20 nettleser-faner osv. Man må ta stilling til alt, og blir dratt i retninger av notifikasjoner, meldinger og overskrifter.
Før man sier seg ferdig med PCen, lukk alt. Man trenger ikke å holde de 20 faner åpne til senere. Dermed, neste gang du åpner PCen er man klar til å starte på det man hadde tenkt uten å bli distrahert av alt annet.

Musikk cues

Velg en sang, et album eller en spilleliste som du alltid hører på når du starter høydepunktet ditt. Eventuelt bruk en tjeneste som Brain.fm. Musikken minner hjernen på hvilken "rutine" den skal kjøre. Om sangen forbindes kun med å jobbe med høydepunkt (og ikke høres på i andre sammenhenger), blir det en snarvei for å sette hjernen i fokus-modus.

Penn og papir

Penn og papir gjør det lettere å fokusere på oppgaven man skal gjøre. Man sløser ikke tid på å finne den perfekte fonten, eller grave seg ned i et kanin-hull på weben. Det lar deg også sette sammen ideer helt fritt, uten begrensninger som digitale verktøy legger på deg. (Se: Hjernen tenker ikke lineært). Om man sliter med å fokusere, legg vekk digitale verktøy og plukk opp en penn.

Arbeidsbenk

Stadig vekk når man forsøke å konsentrere seg, kjenner man på behov for å sjekke noe. Har jeg fått en ny melding på slack? Hvilken skuespiller spilte i den filmen?
Istedet for å reagere på hver slik tanke, skriv det ned på et papir. Dette er ting som "Hva koster en pepsi-max kjøleskap på finn? Har noen sendt en epost om møtet på fredag? Har jeg det jeg trenger for å lage middag i kveld?". Ved å skrive det ned drar man det ut av hjernen, i visshet om at spørsmålet eller ideen ikke går tapt.

Kjedsomhet

I to separate studier oppdaget en gruppe forskere ved "Penn State" og "The University of Central Lancashire" at en gruppe mennesker som kjedet seg var bedre på å løse kreative problemer enn en annen gruppe som ikke kjedet seg. Så om man føler seg understimulert: sitt der og kjed deg litt.

Helhjertethet

I boken siterer de en munk ved navn "Brother David Steindlrast"

You know the antidote to exhaustion is not necessarily rest.... The antidote to exhaustion is wholeheartedness.

Gå inn i aktiviteter med hele deg. Helhjertet. Ikke halvhjertet. Er høydepunktet ditt å arrangere et hyggelig middagselskap med venner? Vær tilstede med hele deg, ikke sjekk for meldinger og oppdateringer på telefonen. Det vil være der imorgen også. Om noe virkelig haster vil noen ringe deg.

Lev som en huleboer

Forfatterne mener det er mye å lære om hvordan kroppen og hjernen vår fungerer fra forhistoriske mennesker. Disse menneskene spiste variert mat og det kunne gå en hel dag, eller lenger, før man fikk spiste skikkelig måltid. Kontinuerlig bevegelse var normen. Spasering, løping og bæring ble avbrutt av mindre perioder med mer intens aktivitet. De bodde i små samfunn hvor ansikt-til-ansikt kommunikasjon var eneste mulighet. De gikk til sengs når det var mørkt og våknet av seg selv ved soloppgang.
Alt dette betyr at vi fortsatt er satt sammen for å ha en livsstil med mye bevegelse. Et liv ned varierte, men nokså minimale, dietter. Ikke-stimulerende, stille stunder. En stor mengde ansikt-til-ansikts tid, og søvn som samsvarer med jordens natt-og-dag syklus. "Default"-livsstilen idag er annerledes. Fysisk aktivitet forsvinner til fordel for å sitte. Menneskelig kontakt reduseres til kommunikasjon gjennom skjermer. Mat kommer prossessert i plastposer, og søvn ofres til fordel for skjermtid.

Deres råd er, ikke overraskende, å gjøre sitt beste for å følge i fotsporene til forfedrene våre:

Beveg kroppen din

Du er programmert til å bevege deg. Gjør det. Man trenger ikke lange, komplekse økter. Tren i 20 minutter til dagen. Forskning viser at de største kognitive, helsemessige, og humør-fordelene man får fra trening oppnås etter bare tyve minutter. Kort sagt: For å føle seg bra, gjennomfør en eller annen form for trening hver dag. (Se highlights fra boka Bli Hjernesterk for et dypdykk rundt hvordan hjernen påvirkes av fysisk aktivitet)

Spis som en hulboer

Forfatterne siterer Michael Pollan, forfatteren av boken "Defense of Food", som gir følgende råd: "Spis mat. Ikke for mye. For det meste planter." Deres opplevelse er at dette rådet fungerer. Spis "ekte" mat. Ikke-prosesserte ingredienser som huleboere ville gjenkjent. Planter, nøtter, fisk og kjøtt. Vi utviklet oss for å konsumere "ekte" mat. Det er derfor ikke overraskende at vi fungerer bedre om vi konsumerer det kroppen forventer å få.

Begrens matinntak

De nevner også at intermittent fasting fungerte for én av dem, og ga mer mental energi, spesielt om morgenen. Dette gjør det til en god strategi for å kunne konsentrere seg om høydepunktet i starten av dagen. (Se: Intermittent Fasting MOC )

Ikke spis så mye sukkker

Nyhetsvarsel: vi spiser mye sukker. Det bør begrenses. Dette betyr ikke at man skal slutte å spise dessert, men heller endre defaulten sin. Spis heller mørk sjokolade enn et kakestykke. Det har mye mindre sukker, og flere studier viser også at det kan ha mange helsefordeler.

Oppsøk naturen

I Japan oppmuntrer staten til at innbyggerne praktiserer en øvelse kalt "Shinrin-yoku". Dette kan oversettes til "skog-bading". Studier viser at eksponering til skog senker stressnivået, pulsen og blodtrykket.
En av disse er fra "The University of Michigan" som gjennomførte en studie i 2008 hvor de sammenlignet de kognitive evnene til to grupper mennesker. Den første gruppen gikk en tur i byen. Den andre gikk en tur i en park. De som vandret i parken gjorde det 20 prosent bedre. De siterer igjen Cal Newport fra boken Deep Work:

When walking through nature, you’re freed from having to direct your attention, as there are few challenges to navigate (like crowded street crossings), and experience enough interesting stimuli to keep your mind sufficiently occupied to avoid the need to actively aim your attention

Meditér

Det er dokumentert at meditasjon bidrar til å redusere stress og gjøre deg lykkeligere. Det er en aktivitet som kan være vanskelig og litt klein og gjennomføre. Men tenk på det som dette: Meditasjon er bare en pustepause for hjernen din. Bruk en app for å komme igang.

Ta en pause fra hodetelefoner

Hodetelefoner er fantastiske. Man kan høre på hva som helst, hvor som helst, uten å forstyrre andre. Men en liten pause fra disse i ny og ne gir hjernen din rom til å puste, lade opp og ikke minst kjede seg.

Ta en lur

Flere studier viser at det å ta seg en lur gjør en mer opplagt på ettermiddagen. Den mest innflytelsesrike studien er en NASA gjennomførte i 1994. Der testet de piloter som fløy lange flyturer, og fant ut at de som tok seg en lur hadde en "ytelsesforbedring" på 34 prosent.

Man trenger ikke engang å sovne. Bare det å legge seg ned og slappe av (uten hodetelefoner) i 10-20 minutter kan være en god måte å lade batteriene.

Oppsummering

Forfatterene oppsummerer boka med 3 hypoteser:

• Høydepunkt hypotesen: Om man setter én enkel intensjon i starten av dagen blir man gladere, mer effektiv og tilfreds.
• Fokus-hypotesen: Om man skaper friksjon og vegger rundt Evighetsbasseng og "Busy Bandwagon" (deres uttrykk for den altoppslukende opptattheten man er i hele tiden) vil man kunne fokusere oppmerksomheten sin på det man faktisk vil bruke tid på.
• Lade-batteriene-hypotesen: Om man lever mer som et prehistorisk menneske vil man ha mer mental og fysisk energi.

Forfatterne anbefaler også å prøve de ulike taktikkene som eksperimenter, og samle resultatene i en notatbok. Hver dag bør man reflektere over høydepunktet man valgte, og i hvor stor grad man klarte å fokusere på det. Man oppsummerer hvor mye energi man hadde, og skriver ned taktikkene man tok i bruk. Skriv ned noen observasjoner om hva som funket og ikke funket, og lag en plan for hvilke taktikker man skal bruke imorgen.

De avslutter boken med noen bok anbefalinger og et sitat av Howard Thurman:

Do not ask yourself what the world needs. Ask yourself what makes you come alive, and then go do that. Because what the world needs is people who have come alive.